Tư vấn chuyên sâu (Oursourcing)  
Tin tứcChuyên đề OutsourcingTư vấn chuyên sâu (Oursourcing)

Outsourcing: Sách lược lựa chọn
(09/10/2012)

Tự làm hay sử dụng nguồn lực bên ngoài (outsourcing) là điều doanh nghiệp cần cân nhắc theo tính chất của từng công việc, chi phí, hiệu quả và độ mật về thông tin trong từng thời đoạn cụ thể.
Trong Tạp chí Nhà Quản lý số tháng 9/2008, tác giả đã đề cập đến hai tiến trình đan kết nhau trong quá trình tạo ra giá trị của doanh nghiệp: tiến trình tác nghiệp (Business Process), tiến trình hỗ trợ (Support Process), và trong tiến trình tác nghiệp, outsourcing được xem là định hướng chiến lược.

Trong số này, tác giả đề cập đến tiến trình còn lại - tiến trình hỗ trợ. Nó có nhiệm vụ hỗ trợ tích cực và nhanh chóng trên các lĩnh vực nhân lực, tài lực, vật lực, thông tin, quan hệ và định chế. Tiến trình hỗ trợ không tham gia trực tiếp tạo nên giá trị gia tăng, nhưng có những công việc rất quan trọng, ảnh hưởng rất mạnh đến công việc trong tiến trình tác nghiệp, nếu thiếu nó doanh nghiệp không thể hoạt động được. Phân chia hoạt động của doanh nghiệp làm 2 trung tâm chính là lợi nhuận và chi phí, thì các hoạt động trong tiến trình hỗ trợ gần như nằm ở trung tâm chi phí. Tuy nhiên, dưới góc nhìn trung hạn, dài hạn, có nhiều công việc trong tiến trình này lại nằm ở trung tâm đầu tư. Như vậy, để quyết định công việc nào nên tự làm, công việc nào nên sử dụng outsourcing một cách hiệu quả, trước nhất doanh nghiệp cần phải phân loại công việc.

Phân loại công việc

Trong tiến trình hỗ trợ, doanh nghiệp có thể chia công việc làm hai loại:
  • Loại thứ nhất: công việc rất quan trọng. Nó quyết định tương lai của doanh nghiệp, chỉ cần một sự sai phạm, thì cái giá phải trả rất lớn. Vì sự quan trọng của các công việc này nên phải xếp nó ở trung tâm đầu tư. Các công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có tầm nhìn, chuyên môn sâu và kỹ năng đặc biệt. Doanh nghiệp có thể chọn hoặc mời những người có năng lực này về giúp mình, hoặc sử dụng outsourcing, hoặc vừa sử dụng outsourcing, vừa mời người về để kiểm soát chất lượng công việc và rủi ro.
  • Loại thứ hai: các công việc còn lại. Đây là bài toán chi phí, hiệu quả có gắn liền với một chút rủi ro.
Công việc rất quan trọng hay quan trọng, hay ít quan trọng tùy thuộc vào từng ngành nghề, lĩnh vực, góc nhìn của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số công việc như xây dựng chiến lược phát triển mô hình quản lý, đánh giá năng lực đội ngũ nhân sự để ủy quyền, giao việc... thì tại bất kỳ doanh nghiệp nào, nó cũng luôn được xem là rất quan trọng.

Cơ sở ra quyết định

Thứ nhất, đối với những công việc rất quan trọng ảnh hưởng lớn đến tương lai của doanh nghiệp, như những công việc đòi hỏi bí mật thông tin tuyệt đối. Để thành công, người thực hiện phải có tầm nhìn, tố chất đặc biệt và chuyên môn sâu. Thành công trong việc sử dụng tình vụ outsourcing - sử dụng dịch vụ tư vấn phụ thuộc rất lớn vào năng lực chọn nhà cung cấp dịch vụ (nhà cung cấp dịch vụ phải đáp ứng tốt 3 điều kiện: tâm, tầm, và bí mật tuyệt đối về thông tin). Các thương hiệu mạnh như Gạch Đồng Tâm SAMCO, Tôn Hoa Sen, DOMESCO, May Việt Tiến... rất thành công trong việc sử dụng dịch vụ này. Ngược lại, doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự giỏi, có khả năng thực hiện thì tự làm. Để việc tự làm thật sự tốt, doanh nghiệp phải đầu tư đúng tầm vào đội ngũ nhân lực, và xây dựng văn hóa phản biện trong doanh nghiệp để nhìn vấn đề từ nhiều góc độ.

Đối với những công việc này/ giá trị gia tăng thu được thể hiện ở cả 3 giai đoạn: ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Nếu sử dụng outsourcing, việc đo lường chính xác lợi ích mang lại của dịch vụ này khó hơn nhiều so với việc sử dụng những sản phẩm thông thường. Và doanh nghiệp và nhà cung cấp outsourcing phải cố gắng lượng hóa chúng bằng việc cân - đong - đo - đếm cụ thể.

Giá cả của vụ này tùy thuộc vào các yếu tố: mức độ phức tạp của từng tình huống cụ thể/ qui mô của doanh nghiệp, số tiền và công sức mà nhà cung cấp dịch vụ phải đầu tư để xử lý tình huống của khách hàng, thương hiệu, uy tín của nhà cung cấp dịch vụ/ và đặc biệt là lợi ích mà doanh nghiệp ước lượng sẽ thu được. Doanh nghiệp có thể chọn hình thức chi trả bằng tiền mặt hoặc cổ phần, hoặc kết hợp cả hai. Do tính chất của công việc doanh nghiệp phải hướng đến việc cả hai cùng có lợi và gắn bó lâu dài.

Thứ hai, các công việc còn lại. Doanh nghiệp xem những công việc nào phải đối mặt với nguy cơ bị lộ bí mật kinh doanh, đánh giá những thiệt hại tài chính gắn liền với việc rò rỉ thông tin. Sau khi đánh giá những rủi ro liên quan đến khả năng rò rỉ thông tin/ doanh nghiệp cần đưa ra một số quyết định mang tính nguyên tắc về khả năng sử dụng outsourcing cho một công việc cụ thể nào đó, đồng thời cân nhắc xem nên sử dụng outsourcing thường xuyên hay chỉ là tạm thời.

Nếu sự thiệt hại không đẩy hoạt động của doanh nghiệp vào trạng thái khủng hoảng thì doanh nghiệp chỉ cần dự liệu và đánh giá xác suất xảy ra việc thất thoát thông tin, thiệt hại. Sau đó, đặt nó trong hệ số điều chỉnh, và nhân hệ số này với giá trị dịch vụ outsourcing thì doanh nghiệp sẽ biết được giá trị của dịnh vụ đã tính đến rủi ro, để so sánh với giá trị thực hiện dịch vụ của các nhân viên biên chế trong doanh nghiệp.

Công thức dưới đây cho phép doanh nghiệp so sánh chi phí cho nhân viên và chi phí cho những đơn vị dịch vụ bên ngoài:

D = X* (Z+K)/T-A*Kp

Trong đó:

X - chi phí lao động dự kiến cho mỗi giờ

Z - mức tiền lương hàng tháng

K - mức chi phí gián tiếp cho nhân viên (trợ cấp xã hội, y tế )

T - lượng thời gian làm việc trong tháng, thường bằng 176 giờ

A - giá cả dịch vụ outsourcing

Kp - hệ số rủi ro (lớn hơn 1).

Nếu doanh nghiệp giao cho nhà cung cấp dịch vụ không phải một phần mà là toàn bộ khối lượng công việc của nhân viên, ví dụ công việc của nhân viên quản lý hệ thống mạng, thì công thức trên được đơn giản hóa thành: D = (Z+K) – A*Kp.

Trên thực tế. khối lượng công việc giao cho outsourcing có thể thay đổi theo thời gian, thường là theo chiều hướng tăng. Điều này dẫn tới việc gia tăng giá trị của dịch vụ, tuy nhiên, khi khối lượng công việc càng nhiều, giá dịch vụ cho từng đầu việc đơn lẻ sẽ càng giảm. Doanh nghiệp tiếp tục so sánh để lựa chọn.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm: nếu kết quả thực hiện công việc không đáp ứng được yêu cầu, và trong hợp đồng không có quy định khác, thì nhà cung cấp outsourcing sẽ phải chịu các chi phí để khắc phục các thiếu sót. Trong trường hợp nhiệm vụ được chính nhân viên của doanh nghiệp tiến hành, việc sửa chữa này sẽ cần đến những khoản ngân sách bổ sung, kéo theo nhiều chi phí phát sinh.

Ngoài ra, hợp đồng thuê dịch vụ outsourcing còn cho phép doanh nghiệp loại trừ những ảnh hưởng của “nhân tố cá nhân” đối với thời hạn hoàn thành công việc, bởi vì ngay cả những nhân viên tích cực, có trách nhiệm nhất cũng có thể bị ốm hoặc đơn giản là bị thu hút vào những việc khác gấp rút và quan trọng hơn.

Để giải quyết các vấn đề có khả năng rủi ro cao, doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp outsourcing có đẳng cấp và uy tín trên thị trường, còn đối với những vấn đề có rủi ro không đáng kể, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ của những doanh nghiệp nhỏ hơn để tiết kiệm chi phí.

Tóm lại, có thể nói rằng cắt giảm chi phí luôn là một vũ khí hữu hiệu để doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận. Điều quan trọng, doanh nghiệp phải xem đâu là chi phí, đâu là đầu tư. Doanh nghiệp phải so sánh việc mình tự làm và sử dụng outsourcing về chất lượng, hiệu quả, chi phí, rủi ro từ hai phía, từ sự phát triển nhanh của công nghệ, độ mật thông tin... để đưa ra quyết định. Doanh nghiệp cho điểm cụ thể từng yếu tố, chọn trọng số, sau đó tính điểm bình quân, bên nào cao hơn thì chọn. Tùy theo từng ngành nghề và lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp cho trọng số. Như vậy, bài toán "doanh nghiệp tự làm hay sử dụng outsourcing" sẽ được giải quyết. Trên cơ sở sự đánh giá, doanh nghiệp đưa ra tiêu chuẩn để chọn nhà cung cấp outsourcing. Cần lưu ý là hợp đồng outsourcing cần rất chi tiết và tính đến mọi khả năng có thể xảy ra.

In ấn  Gửi câu hỏi  Gửi câu hỏi  Gửi Email  Quay lại
     
DÀNH CHO QUẢNG CÁO  

Liên hệ quảng cáo: Ms. Bùi Thu Trang. Tel: 04 3577 2336/38, email: trangbt@vinasa.org.vn

     
Đăng ký tham gia Đăng ký tham gia  
Click vào đây để đăng ký trở thành thành viên của phanmemuuviet.vn và đăng tải thông tin giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
 
   

Kinh doanh
Hỗ trợ kỹ thuật
   
 
     

DANHBAICT.VN
Địa chỉ: Tầng 11, toà nhà Cung Trí Thức thành phố, đường Trần Thái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội
   Điện thoại: +84.0435772336/38 - Fax: +84.0435772337
©2011 Danhbaict.vn, All rights reserved.
LINK LIÊN QUAN
   Trang chủ
   Giới thiệu
   Liên hệ
   Diễn đàn